Externer Datenschutzbeauftragter für gemeinnützige Organisationen

Datenschutz darf eure Mission nicht bremsen, und er darf nicht am Budget scheitern. Wir kümmern uns darum.

Ihr tut Gutes. Und tragt dabei mehr Verantwortung, als viele ahnen.

Vereine, Verbände, Stiftungen und gemeinnützige Organisationen arbeiten täglich mit Daten, die schützenswürdiger kaum sein könnten: Mitgliederdaten, Spendenverläufe, Angaben zu hilfsbedürftigen Personen, gesundheitliche Informationen, religiöse Überzeugungen. Das Vertrauen, das Menschen eurer Organisation entgegenbringen, ist die Grundlage eurer sozialen Wirkung.

Was viele Vorstände dabei unterschätzen: Die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch für gemeinnützige Organisationen, und das vollumfänglich. Die persönliche Haftung für datenschutzrechtliche Verstöße liegt beim Vorstand. Nicht beim Vereinsbüro, nicht bei den Ehrenamtlichen. Beim Vorstand. Gleichzeitig fühlt sich Datenschutz für viele Organisationen wie eine bürokratische Last an, für die weder Zeit noch Know-how vorhanden sind.

Eure Situation ist besonders, und sie verdient einen passenden Ansatz.

Gemeinnützige Organisationen sind keine kleinen Unternehmen. Ihre Strukturen, Ressourcen und Herausforderungen sind grundlegend anders. Das muss sich im Datenschutz widerspiegeln:

Ehrenamtliche Strukturen: Viele Aufgaben werden von Freiwilligen übernommen, die wechseln, keine formale Datenschutzausbildung haben und dennoch täglich mit personenbezogenen Daten umgehen.
Begrenzte Ressourcen: Ein eigener Datenschutzbeauftragter auf Vollzeitbasis ist für die meisten Organisationen weder finanzierbar noch sinnvoll. Das Budget muss in die Mission fließen, nicht in Overhead.
Hohe Verantwortung: Wer mit Daten von Kindern, Menschen in Notlagen oder Spendern umgeht, trägt eine besondere datenschutzrechtliche Verantwortung; unabhängig davon, ob die Organisation Gewinn macht oder nicht.
Wenig IT-Kompetenz im Haus: Mitgliederverwaltungssoftware, Newsletter-Tools, Cloud-Anwendungen – viele Organisationen nutzen digitale Lösungen, ohne deren datenschutzrechtliche Anforderungen zu kennen.

Das Ergebnis: Datenschutz wird verdrängt, weil er überfordert. Bis etwas passiert.

Unser Ansatz: pragmatisch, alltagstauglich und fair bepreist.

Wir arbeiten mit gemeinnützigen Organisationen anders als mit Unternehmen. Weil wir verstehen, was bei euch machbar ist und was nicht. Unser Anspruch ist es, Datenschutz so aufzustellen, dass er in ehrenamtlichen Strukturen funktioniert: klare Regeln statt ausufernder Dokumentation, digitale Prozesse statt Papierstapel, Schulungen, die hängen bleiben, statt Präsentationen, die im Ordner verstauben.

Und weil wir wissen, dass jeder Euro bei euch zählt: Gemeinnützige Organisationen erhalten bei uns Sonderkonditionen. Datenschutz darf nicht daran scheitern, dass das Budget knapp ist.

Wir übernehmen Verantwortung: als bestellter externer Datenschutzbeauftragter, der für eure Organisation einsteht. Das entlastet den Vorstand unmittelbar und schafft eine verlässliche Grundlage, auf der ihr euch auf eure eigentliche Aufgabe konzentrieren könnt.

Mehr über uns

Bereits mit kleinem Budget möglich

KI & Datenschutz aus einer Hand

Auf Wunsch 100% digital oder vor Ort

Was wir konkret für euch übernehmen

Als externer Datenschutzbeauftragter für eure Organisation sind wir von der Bestellung bis zum laufenden Betrieb für euch tätig:

Übernahme des
Mandats

als bestellter externer Datenschutzbeauftragter, DSGVO-konform, schriftlich dokumentiert, rechtssicher.

Schulungen für Vorstand
und Ehrenamtliche

Verständlich, praxisnah, auf eure Strukturen zugeschnitten. Damit alle im Team wissen, was sie dürfen und was nicht.

Vollständige Datenschutzdokumentation

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzrichtlinien, Einwilligungstexte, Auftragsverarbeitungsverträge

Begleitung bei
Datenpannen

Meldepflichten, Kommunikation, Dokumentation: Wir sind da, wenn es ernst wird.

Analyse eurer
Datenverarbeitung

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet ihr, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage? Wo besteht Handlungsbedarf?

Laufende Beratung im Tagesgeschäft

wenn datenschutzrechtliche Fragen auftauchen. Kurzfristig, verlässlich, ohne langes Suchen nach Antworten.

Was es euch bringt

Datenschutz ist für gemeinnützige Organisationen keine Selbstverständlichkeit, aber er zahlt direkt auf das ein, worum es euch wirklich geht: Vertrauen, Wirkung, Reputation.

Schutz der Reputation

Ein Datenschutzvorfall kann das Vertrauen von Mitgliedern, Spendern und der Öffentlichkeit nachhaltig beschädigen. Mit sauber aufgestelltem Datenschutz schützt ihr, was ihr aufgebaut habt.

Sichere Spendenverwaltung

Spenderdaten sind besonders sensibel. Wer sie rechtssicher verwaltet, gibt Spendern das Gefühl, dass ihr Vertrauen gut aufgehoben ist, und stärkt damit eure Fundraising-Grundlage.

Klare Strukturen für alle Beteiligten

Ehrenamtliche wissen, was erlaubt ist. Der Vorstand weiß, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Und alle können sich auf die Mission konzentrieren.

Entlastung der Verantwortlichen

Den Datenschutz in professionelle Hände zu geben, bedeutet: Der Vorstand muss sich nicht mehr durch Fachliteratur kämpfen, muss keine Angst mehr vor Behördenanfragen haben und kann ruhig schlafen.

Unverbindlich anfragen

Regional verwurzelt, digital unterwegs: Wir kommen zu euch, auch ohne vor Ort zu sein.

Mit Standorten in Ludwigsburg und Unterwössen sind wir in der Region verwurzelt, arbeiten aber überwiegend digital. Heißt für dich: Die Entfernung spielt keine Rolle.

71636 Ludwigsburg

Groenerstraße 25

83246 Unterwössen

Im Wendelfeld 3

Erstgespräch vereinbaren

Fragen, die fast alle stellen.

Wir sind auf eurer Seite. Pragmatisch und alltagstauglich, weil eure Mission im Mittelpunkt steht.

Telefon: 07141 7976601

Lass uns reden

Ein Datenschutzbeauftragter ist dann wichtig, wenn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, unabhängig davon, ob es sich um hauptamtliche oder ehrenamtliche Mitarbeiter handelt. Zusätzlich muss ein DSB benannt werden, wenn eure Organisation umfangreich besondere Kategorien sensibler Daten verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten in Selbsthilfegruppen oder Daten von Minderjährigen. Fehlt ein erforderlicher DSB, übernimmt automatisch der Vorstand die volle Haftung und trägt das Risiko für Bußgelder.

Der DSB hat zentrale Aufgaben wie die Beratung des Vorstands (Geschäftsführung) über Pflichten nach der DSGVO und dem BDSG, die Überwachung der Einhaltung dieser Vorschriften, sowie Schulungen der Mitarbeiter und Ehrenamtlichen. Wichtig: Der DSB ist nicht selbst für den Datenschutz verantwortlich; der Vorstand bleibt als gesetzlicher Vertreter der Auftragsverarbeiter und muss sicherstellen, dass personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet werden. Der DSB muss seine Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde mitteilen.

Eure Organisation muss mehrere Maßnahmen zur Sicherheit implementieren:

1. Eine korrekte Datenschutzerklärung auf der Website nach Art. 13 DSGVO mit Informationen zu den Betroffenenrechten.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz personenbezogener Daten.

3. Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
4. Ihr müsst bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – etwa Buchhaltern oder IT-Plattformen – Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abschließen und dürft ohne weiteres kein Mitglieds- oder Spenderverzeichnis übertragen. Bei Kampagnen oder Newsletter benötigt ihr rechtsgültige Einwilligungen.

Ihr müsst eine umfassende Datenschutzerklärung bereitstellen, die den Anforderungen der DSGVO entspricht. Diese muss enthalten: den Namen des Verantwortlichen, die Zwecke der Verarbeitung, die Rechtsgrundlagen (etwa Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vereinsziele), Informationen über die Weitergabe an Dritte und detaillierte Hinweise auf die Rechte der Betroffenen. Besonders wichtig ist die Einhaltung dieser Informationspflichten, da Verstöße zu Abmahnungen und hohen Bußgeldern führen können. Der DSB sollte bei der Umsetzung dieser Pflichten unterstützen und die Maßnahmen regelmäßig überprüfen.

Jetzt Datenschutz für eure Organisation klären.

Ihr wollt wissen, ob eure Datenverarbeitung datenschutzrechtlich sauber aufgestellt ist, und was zu tun ist, wenn nicht? Dann sprecht uns an.